™©~®}-{ الاتصال الفعال }-{©~®™

™©~®}-{ الاتصال الفعال }-{©~®™

سمعنا جميعا، وربما لا يخفى على احد من العاملين في مجال العمل الاهلي المجتمعي او العاملين في حقل العمل الاداري مفهوم الاتصال الاداري والمجتمعي واهميته بالنسبة للعمل في المنشآت، ومن نافلة القول انه اذا كان هناك بيئة اتصال فعالة فان نتائج العمل ستكون متميزة.

انطلاقا من هذه الاهمية لعملية الاتصال الاداري الفعال رغبت ان نتشارك في طرح مادة الاتصال الفعال.

سأبدأ هنا بتحديد عدد من المحاور التي تثري المادة عمليا.

المحاور هي كالتالي:
مفهوم الاتصال.
عناصر عملية الاتصال.
مراحل تكوين الاتصال.
طرق الاتصال ووسائله.
الاتصال الاداري.
معوقات الاتصال.
كيف تحسن الاتصال.

وكتوطئة للموضوع دعونا نبدأ بالتعريف

ككل العلوم الانسانية يعتبر الاتصال كمفهوم محل اختلاف بين العديد من المتناولين للموضوع مرتبطا بطبيعة من يكتب فيه وتخصصه وميوله، حيث يختلف التعريف من الاداري الى الاجتماعي الى النفسي وغيرها.

تعريف اخر للاتصال ومكونات عملية الاتصال

"هو العملية التي يتم بها نقل المعلومات والمعاني والأفكار من شخص إلى آخر أو آخرين بصورة تحقق الأهداف المنشودة في المنشأة أو في أي جماعة من الناس ذات نشاط اجتماعي . إذن هي بمثابة خطوط تربط أوصال البناء أو الهيكل التنظيمي لأي منشأة ربطا ديناميكيا "

اتناول هنا بعض التعريفات كالتالي:
" عملية ارسال واستقبال للمعلومات بين الاشخاص"
" عملية تبادل المعلومات ونقل المعاني"
" تبادل الاراء والافكار بين شخصين او اكثر"
" عملية تبادل الاراء والافكار والمعلومات بين الاشخاص من اجل ايجاد تفاهمات مشتركة"

وارى ان تعريف عملية الاتصال كما اصيغه " هو عملية انسانية ذاتية وجماعية يسعى من خلالها اطرافها الى تبادل المعلومات والافكار بطريقة ما من اجل تحقيق هدف ما بفاعلية عالية "

ومن خلال التعاريف المذكورة نجد مجموعة من العناصر التي تميز عملية الاتصال وهي :
العنصر البشري - المعلومات او الافكار - الطريقة - الهدف

تتكون عملية الاتصال من العناصر التالية :
1. المُرسِل أو المُصدِّر
2. ترجمة وتسجيل الرسالة في شكل مفهوم
3. الرسالة موضوع الاتصال
4. وسيلة الاتصال
5. تفهم الرسالة بواسطة الشخص الذي يستقبلها
6. استرجاع المعلومات

عناصر عملية الاتصال:
المرسل:
يعرف المرسل بالشخص أو مجموعة الأشخاص المسئولين عن الإفصاح عن العنصر اللاحق وهو الرسالة.

الرسالة:
عبارة عن مجموعة من الرموز والأفكار التي يتم نقلها.

المستقبل:
هو الشخص أو مجموعة الأشخاص الموجهة إليهم الرسالة والذين يعملون تنفيذها والرد عليها.

التغذية الراجعة:
وهي قياس اثر الرسالة ومدى تفهم الأطراف لها وفاعليتها

ويعتبر البعض أن الطريقة التي يتم نقل الرسالة بواسطتها بين المرسل والمستقبل هي من عناصر عملية الاتصال

إضافة إلى اعتبار البيئة المحيطة بعملية الاتصال عنصرا إضافيا هاما في عملية الاتصال لما له من اثر على فاعليتها.

اما عن خطوات عملية الاتصال فهي متداخلة جزئيا ضمن العناصر أعلاه، فنقول ان ما يحدث بالفعل في عملية الاتصال لا يكون كما هو موضح أعلاه وإنما يمر بمجموعة من التفاصيل نذكرها:

المرسل - يقوم بعملية الإرسال-
ماذا سيرسل؟ مجموعة من الأفكار يتم تحويلها إلى رموز ( لغة ) لتتكون الرسالة.
كيف سيرسل؟ من خلال وسيلة أو أداة مناسبة يحددها حسب طبيعة الرسالة وأهميتها.
لمن سيرسل؟ المستقبل - يقوم باستلام الرسالة.
ماذا سيفعل بها؟ يقوم المستقبل بعكس ما قام به المرسل وهو بتحويل الرموز المكونة للرسالة إلى فكرة ليفهمها.
لماذا التحليل والفهم؟ لكي يستطيع ان يشكل استجابة مناسبة تصل إلى المرسل مجددا لاكتمال الحلقة.

مكونات عملية الاتصال

مستقبل -------> رسالة ------> مرسل

< ---- تغذية مرتدة

معوقات الاتصال

يمكن تقسيم معوقات الاتصال إلى 4 أقسام رئيسية:
معوقات شخصية
قنوات الاتصال
اللغة و الألفاظ
الاتصال غير اللفظي
1- المعوقات الشخصية

قد توجد لدي المستقبل عوائق تمنع الاستقبال الصحيح للرسالة، منها تصنيف وتقسيم أفراد المجتمع أو القولبة Stereo typing ، فإنها تؤدي إلى سوء استقبال وتفسير الرسالة، كذلك فان وجود خلفيات وأفكار متعددة لدي جماعة المستقبلين يؤدي إلى إدراكات متعددة وقد تكون متناقضة لدي المستقبلين.
مثال ذلك أن نجد سلوكا يتصف بالكرم من أحد مواطني بلدة تتسم بالحرص، فقد يثير ذلك تخوفا مما يستهدفه الشخص، بدلا من الترحيب بسلوكه الحميد.
2- قنوات الاتصال

قد يسبب سوء اختيار قناة الاتصال إعاقة وصول الرسالة. مثال ذلك فأن نقل رسالة تتعلق بالاتجاهات والآراء والمشاعر يفضل أن تكون شفهية ووجها لوجه، مثل إعلان التقدير أو عدم الرضاء وغيرها.
وعلي العكس فان التعليمات و الإرشادات الروتينية يفضل أن تكون مكتوبة، أو مكتوبة وشفهية معا إذا كانت هناك ضرورة للتوضيح أو تلقي تغذية مرتدة فورية.
3- اللغة والألفاظ

يسبب سوء تفسير الكلمات مشكلات متعددة عند نقل الرسالة، نتيجة لاختلاف الخلفيات العلمية و الثقافية و الخبرات المتراكم لدي المتلقين، ولذلك علي المرسل أن يتأكد عن طريق التغذية المرتدة من أن الرسالة قد وصلت بالمعني المطلوب.
وقد وجد أن بعض الكلمات الشائعة لها أكثر من 28 تفسيرا، مثال لذلك عندما أعلن أحد المديرين ضرورة العمل بأقصى كفاءة إنتاجية، فقد فسرها البعض بضرورة زيادة الإنتاج مهما كانت التكاليف، وفسرها آخرون بضرورة ضغط نفقات الإنتاج، في حين فسرها آخرون بضرورة زيادة عدد العاملين لزيادة الإنتاج.
4- الاتصال غير اللفظي

يسبب عدم توافق الإشارات غير اللفظية مع الرسالة اللفظية عائقا لوصول الرسالة، و تؤدي إلى الإرباك والتشويش و عدم التأكد لدي المستقبل.
مثال لذلك أن يستدعي أحد المديرين موظفا مجتهدا ويبلغه بقرار نقله، بينما يكون ذهن المدير منهمكا في مشكلة أخري، فيستقبل الموظف الخبر علي أنه عقوبة ما.
ولهذا يجب علي المرسل الانتباه ليس فقط إلى الرسالة اللفظية بل أيضا إلي الرسالة غير اللفظية المصاحبة.

أقسام الاتصال

شفوي أو مكتوب.
لفظي أو غير لفظي.
أفقي أو رأسي.
رسمي أم غير رسمي.
الاتصال غير اللفظي

لماذا نهتم بالاتصال غير اللفظي

لأن عدم تطابق الرسالة اللفظية مع غير اللفظية يشكل أحد معوقات الاتصال.
يمكن للتعبيرات غير اللفظية أن تكون وسيلة لتوضيح أو تأكيد الرسالة اللفظية.
التعبيرات غير اللفظية أكثر ثباتا بالذاكرة لأنها تري بالعين أو الحواس الأخرى.
التعبيرات غير اللفظية أكثر قدرة علي توصيل الاتجاهات والمشاعر.
أقسام الاتصال غير اللفظي

يمكن تقسيم الاتصال غير اللفظي إلى 4 أقسام رئيسية:
اتصال مادي. ويشمل تعبيرات الوجه، مستوي الصوت، تعبيرات و حركات الجسم.
الإشارات. مثل الأعلام، إطلاق المدفعية 21 طلقة، البوق أو السارينة.
الرموز. مثل استخدام رموز تدل علي المكانة الاجتماعية أو الدينية أو العلمية.
استخدام الجماليات. مثل استعمال الموسيقى أو اللوحات الفنية.
مظاهر الاتصال غير اللفظي:

اتصال ساكن ” استاتيكي“
اتصال حركي ” ديناميكي“
الاتصال غير اللفظي الساكن:

الاتصال المادي. يعبر عن حرارة المشاعر، مثل السلام باليد واتصال العين والتربيت وغيرها.
الوقفة. تعبر عن مدي الرسمية أو الودية، مثل الاعتدال الارتخاء، طي اليدين أو الرجلين.
المسافة. قرب أو بعد المسافة من الشخص الآخر تعتبر رسالة ودية في الثقافة الشرقية، إلا أنها قد تعني معاني عكسية في ثقافات أخري .
الاتجاه. يتم الاتصال بين الأفراد وجها لوجه، أو جنبا لجنب، أو حتى بالظهر. يفضل المتعاونون الجلوس متجانبين، بينما يفضل المتنافسون التواجه.
الاتصال غير اللفظي الحركي:

تعبيرات الوجه. الابتسام والعبوس، رفع الحاجبين، التقطيب، التثاؤب. ويلاحظ أن دلالاتها واحدة في معظم الثقافات.
الإيماء باليد. هي الأكثر استعمالا و الأقل فهما، حيث أن معانيها شديدة المحلية.
طريقة النظر. اتصال العينين يعتبر من الطرق القوية في التأثير، فهي تنقل المشاعر بسهولة، كما يمكنها التعبير عن الاهتمام أو الملل.

عناصر الاتصال الفعال

1.اللباقة
2.الإنصات
3.الإختيار
4.التفكير
5.التوقيت
6.السلوك
7.التفاعل

سوف أقوم بشرح جميع العناصر السابقة للتتمكن من الإتصال بطريقة فعالة

1- اللباقة :
الشخص اللبق بطبعه فهو لا يقاطع حديث أحد ، تجد في وجهه القبول ، ولا يغضب ، و لا يظهر على تعبيراته عدم الصبر ، ويتمتع بكل إمكانيات الذوق

2- الإنصات :
أن عدم الإنصات الجيد هو مقبرة للتعامل ، أعط انتباهك لشخص تكسبه ، انظر إلى وجهه ، تابع حركاته ، أكد له دائماً أنك تستمع إليه .

3- الإختيار :
تخير كل ما يلائم الموقف ، تخير كلامك ، تعبيراتك ، مداخلاتك ، حتى تدرك التأثير لما قمت باختياره .

4- التوقيت :
حدد تماماً متى ستتحدث ، فقد يكون من الأفضل لك أن تترك الآخرين يتحدثون ، إبحث عن وقفه لحديث الآخرين مثل إشارة أو ابتسامه . . حتى تبدأ حديثك أنت .. و كن متابعاً جيداً لنظراته و حركاته لتحدد متى تتوقف . . و حدد متى ينتهي حديثك معه .

5- السلوك :
تجنب السلوك المقلق ، الغير سار بالنسبة للأشخاص الذين تناقشهم و لا تنشغل بأي شيء عندما يتحدثون إليك .

6- التفاعل :
كلما تفاعلت مع الآخرين و أظهرت اهتماما بما يقولون كلما ظهر ودهم نحوك . . إن اظهارك الحماس يزيد من فرص نجاحك ووضع مصالح الناس في حسبانك . و تذكر دائماً أنك كلما كنت صامتاً كلما ظن الآخرون أنك بلا فائدة و بلا وجود