!~¤§¦>> الرقابة الإدارية <<¦§¤~!
تنطوي وظيفة الرقابة على تلك الأنشطة و الأعمال التي تصمم كي تجعل من الأحداث تتماشى مع الخطط الموضوعة و من ثم فهي تقيس الأداء و تصحح الانحرافات السلبية و تؤكد تحقيق الخطط و لذلك فإن الاختبار الحقيقي لأي قائد هو ما يحققه من نتائج و لكن من الحتمي و جود بعض الأخطاء و بعض الجهود الضائعة وما يترتب عن ذلك من انحرافات عن الأهداف المنشودة فيتوجب وظيفة الرقابة .
تعريف الرقابة :
وظيفة من وظائف الإدارة تعنى بقياس و تصحيح أداء المرؤوسين لغرض التأكد من أن الأهداف و الخطط الموضوعة قد تم تحقيقها فهي وظيفة تمكن القائد من التأكد من أن ما تم مطابق لما خطط له.
يعرفها هنري فايول (...تنطوي الرقابة على التحقق إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة و التعليمات الصادرة و أن غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف و الأخطاء يقصد معالجتها و منع تكرار حدوثها و هي تنطبق على كل شيء معدات أفراد أفعال ) .
و يعرفها الدكتور سعيد محمد عبد الفتاح (....الوظيفة التي تحقق توازن العمليات مع المستويات و الخطط المحددة سلفا و أساس الرقابة هي المعلومات المتوفرة بين أيدي المدراء .
وهي الوظيفة التي تهدف إلى تأكد كل رئيس أو قائد أن ما تم إنجازه من أعمال هو ما قصد إنجازه.
و من هذا يمكن أن نبين أن عملية الرقابة تتضمن أمرين :
1- التحقق من مدى إنجاز الأهداف المرسومة بكفاية .
2- الكشف عن المعوقات التي قد تتعرض تحقيق الأهداف و تعديلها و تقويم الانحرافات
خطوات الرقابة :
تتضمن الرقابة ثلاث خطوات أساسية هي:
1- تحديد المعايير : هي المقاييس الموضوعة التي تستخدم لقياس النتائج الفعلية أي أنها الوسيلة التي يتم بمقتضاها مقارنة شيء بشيء أخر و قد تكون هده المعايير مادية فهي تعتبر بمثابة نقاط أو أوجه قياس معينة يتم اختيارها للدلالة على إنجاز البرنامج أو الخطة المعنية بحيث أن قياس الأداء عن طريقها يعطي للقائد صورة محددة عن مدى سير العمل و تختلف معايير الأداء باختلاف المستويات التنظيمية و تتمثل هذه المعايير فيما يلي:
* كمية العمل المطلوب إنجازه
* مستواه النوعي
* الزمن اللازم لأدائه
2- قياس الأداء: قياس الأداء الفعلي و مقارنته بالمعايير السابق وضعها ففي الواقع تظهر كثير من الاختلافات و الاختلالات في تنفيذ المهام كما كان مخططا لها في مستوى الأداء للأفراد أو الإدارات المختلفة فيقصد بذلك مقارنة النتائج المحققة بالمعدلات الموضوعة سلفا فهو تقييم الإنجاز الذي يتم عن طريق وسائل متنوعة منها التقارير الإدارية و الشكاوي و التفتيش .
3 – تصحيح الانحرافات عن المعاير و الخطط :و يقصد بذلك الأخطاء و الانحرافات التي تسفر عنها عملية قياس الأعمال السابقة فإن عملية مقارنة أداء المخطط تمكن من رصد الانحرافات و بتالي محاولة تصحيحها و قيام المدراء باتخاذ إجراءات لعلاج الانحرافات فهذه العملية هي الخطوة تلتقي فيها الرقابة بباقي الوظائف الإدارية الأخرى فعن طريق العملية الرقابية يمكن للقائد أن يغير الخطط أو إعادة توضيح و تعريف الأفراد بالمهام و الواجبات المخولة لهم فلا يجب النظر للرقابة على أنها عملية مستقلة و منفصلة عن باقي الوظائف الأخرى بل يجب أن تعمل داخل إطار واحد يجمع كامل الوظائف الأخرى (التخطيط.التنظيم.التوجيه).
و يمكن التمييز بين نوعين من الإجراءات التصحيحية :
الإجراءات (قصيرة الأجل) :يتم التصرف السريع و العلاج الفوري للانحراف التي تكون قد ظهرت في إحدى المستويات فيلجأ القائد إلى القيام بالأعمال و اتخاذ القرارات التي تتماشى مع الوضع الراهن .
الإجراءات الوقائية(طويلة الأجل) : بعد علاج الأخطاء بصورة سريعة و إرجاع الأمور إلى ما هو مخطط يلزم الأمر اهتمام أكبر و أعمق بالأسباب و التعرف على الإجراءات التصحيحية طويلة الأجل لتفادي حدوثها في المستقبل
الرقابة الإدارية Controlling
1 - مفهوم الرقابة: Concept of Controlling
تمثل إحدى الوظائف الإدارية وهي عبارة عن عملية تقييم النشاط الإداري الفعلي للتنظيم ومقارنته بالنشاط الإداري المخطط، ومن ثم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجة الانحرافات .
2- مراحل الرقابة الإدارية The Controlling Process
تتكون عملية الرقابة الإدارية من الخطوات الرئيسية التالية:
(أ) تحديد المعايير Establishing standards
والمعيار هو رقم أو مستوى جودة نسعى إلى تحقيقه
(ب) قياس الأداء Measuring Performance
وهنا يقاس الأداء الفعلي بطريقة مستمرة لتقدير ما إذا كان الأداء متفقاً مع المعايير وقد يكون القياس شاملاً أو بالعينة.
(ج) مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط Comparing performance against standards
تتضمن هذه المرحلة مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط وهنا نصل إما إلى:
- توافق الأداء الفعلي مع المعياري ( لا توجد انحرافات )
- أن يكون الأداء جيداً ويفوق المعيار ( الانحراف موجب )
- أن يكون الأداء سلبي ( الانحراف سلبي )
(د) تحليل أسباب الانحرافات واتخاذ اللازم Evaluation & actions
يمكن توضيح المراحل أو الخطوات الأساسية للعملية الرقابية بشكل اخر
n تحديد المعايير أو المقاييس الرقابية
n تقييم أو قياس الأداء الفعلي
n مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المعياري و تحديد الفرق و أوجه الانحراف
n اتخاذ القرارات و الإجراءات التصحيحية اللازمة
n إدارة الجودة الكلية و خطوات العملية الرقابية
أهمية الرقابة
الرقابة الإدارية مهمة وضرورية لعدة أسباب
(أ) منع حدوث الأخطاء.
(ب) التأكد من حسن سير العمل.
(ج) لتشجيع النجاح الإداري
الخلاصـــة
الرقابة تشكل الوظيفة الرابعة للإدارة ومفهومها يتبلور فـي تقييم النشاط الفعلي ومقارنته بالـمخطط وتحديد الانحرافات ومعالجتها،
ومراحل الرقابة الإدارية هي: تحديد المعايير، قياس الأداء ، مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط، تحليل أسباب الانحرافات ومعالجتها.
وتصنف الرقابة حسب أسس متعددة منها :
الزمن والجهة التي تقوم بها، والتنظيم الرقابي،
وتتعدد أساليب الرقابة منها: أساليب الرقابة بالاستثناء، والاستثناء التقليدية فـي الرقابة، وأساليب الرقابة الـمتخصصة ثم أساليب الرقابة الشاملة.
موضوع: !~¤§¦>> الرقابة الإدارية <<¦§¤~! 
الثلاثاء 15 نوفمبر 2011, 8:32 am