©{« الكـتابة .. مهـارة يحـتاجها كل مـدير »}©

الكتابة .. فن سهل ممتنع يمكن لأي مدير تعلمه. والكتابة وسيلة مهمة من وسائل الاتصال الأربع، التي يمارسها كل مدير ومسؤول: وهي الاستماع، والقراءة، والكتابة، والتحدث.

فمن دون توافر الحد الأدنى من القدرة على الكتابة سوف يجد المسؤول صعوبة بالغة في تدوين التقارير والخطابات والمذكرات الداخلية، اذ ان المدير -بطبيعة الحال- يضع كل خططه وقراراته وتعليماته وأوامره في صورة مكتوبة.

والملاحظ ان المدير عندما يفقد قدرته على الاتصال بالآخرين كتابيا، فانه يضعف أحد أهم وظائف المدير لديه وهي 'الرقابة' التي من خلالها يراقب أداء الآخرين فلا يخرجون عن المسار الصحيح المرسوم لهم كموظفين.

ومن الضروري ان يجيد المسؤول الكتابة، لانه يحتاج أحيانا الى كتابة تقارير سرية، لا يجب ان يطلع عليها أحد.

كالمتعلقة بتقييم موظف متقاعس أو كاعداد تقرير عن ميزانية الادارة أو الخطط الاستراتيجية فيها وغيرها.

كما ان الكتابة في هذا العصر صارت أهم من أي وقت مضى، فالمدير الآن يحتاج الى كتابة بريده الالكتروني بنفسه، ولا يمكنه ان يستعين في كل مرة بسكرتيرته لترد على عشرات وربما مئات الرسائل التي ترده يوميا.

وفي الولايات المتحدة الأميركية وعدد من الدول الغربية صار البريد الالكتروني مرجعا قانونيا يمكن ان يستند عليه في المحكمة، وقد يدين فيه المدير، لذا فمن الأهمية بمكان ألا يتهاون المديرون (مهما علت مناصبهم) بضرورة تطوير هذه المهارة الفعالة.

وأتوقع ان الأجيال القادمة من المديرين سوف تكون لديها قدرة أكبر على الكتابة والتعبير عن الذات، وذلك من خلال ما نشاهده عن كثب من كتابات الشباب الرائعة في المنتديات المتنوعة والمواقع الالكترونية للصحف والمجلات والقنوات الفضائية. ويبشر هذا الأمر بالخير اذ ان هؤلاء الشباب سوف يكونون مديرين في المستقبل القريب.

واعتقد وبشدة لو ان باحثا متخصصا درس 'عدد الكلمات' التي يكتبها الفرد في زمن الحاسوب الحالي، مقارنة بسبعينات القرن الماضي وما دونها، فسوف يذهل من البون الشاسع بينهما، لمصلحة مستخدمي الحاسوب في الوقت الحالي.

كيف يحسن المسؤول الكتابة؟

القراءة ثم القراءة ثم القراءة.

فليس هناك وصفة فعالة في تقوية القدرة على الكتابة من القراءة المتواصلة، أما اذا كان الفرد لا يحب القراءة فبامكانه ان يقرأ فقط ما يجده ممتعا فسوف يجد نفسه يتطور سريعا حتى يصبح نهما على ممارسة القراءة أو ما أسميها 'بأهم الهوايات' التي تجعل كلام المسؤول وكتاباته سلسلة وفيها من اللباقة أو اللياقة الشيء الكثير.

كما ان الاستمرار في محاولات الكتابة هي أفضل تمرين لتطوير قدرات الفرد. المشكلة التي يقع فيها كثير من المسؤولين انه يحاول ان يكتب بضعة أسطر ثم يفقد شهيته، لانه لا يجد لديه طاقة أو 'لياقة بدنية' ان جاز التعبير فيتوقف عن المواصلة، مستعينا بالسكرتيرة أو أي شخص آخر ضليع في الكتابة، وهو بهذا التصرف لا يدرك ان الكتابة مهارة، مثلها مثل أي مهارة أخرى تعلمها الانسان بصعوبة في البداية، ولكنه سرعان ما أتقنها في نهاية المطاف. فليس المطلوب من المسؤول ان يصبح أديبا محترفا في الكتابة، غير ان ما يتوقع منه ان يحسن على الأقل التعبير عن نفسه لدى الادارة العليا أو لدى مرؤوسيه أو لدى عملائه ومراجعيه.

تكتيكات لتطوير المهارة
لا بد ان يكون الهدف من الكتابة واضحا جدا. فلا يمكن ان ينتهي شخص الى مراده ما دام قد شرع في الكتابة من دون تحديد دقيق لهدفه العام منها.
تحديد الأهداف الرئيسية والفرعية يساعد على ترتيب الفقرات.
من الضروري الأخذ في الاعتبار ردة الفعل المتوقعة لمستقبل الرسالة.
استخدام لغة سهلة بعيدا عن اللغة المقعرة يكون أدعى الى القبول والفهم.
لا بد من تحديد طريقة الكتابة، أي هل ما نكتبه: خطابا أم تقريرا أم مذكرة داخلية...الخ؟
من الضرورة الالتزام بالأشكال الرسمية المعتمدة لكتابة التقارير أو المذكرات الداخلية أو الخطابات، فذلك يضفي على النص المكتوب طابعا مطلوبا من المهنية.
أكثر الطرق فعالية في الكتابة، ان تحمل كل فقرة فكرة واحدة. بمعنى ان تشرح كلمات الفقرة ما أشارت اليه الجملة الأولى منها.
الالتزام بالجمل القصيرة أفضل من العبارات المطولة التي قد يتوه فيها القارئ.
الكتابة بلغة سليمة أمر بالغ الأهمية فهو يريح القارئ. ولا يضير ان يستعين المسؤول بعد انتهائه من كتابة الرسالة بالكامل، بمن يتمتع بلغة سليمة من الموظفين أيا كان منصبه.
الكتابة باسهاب من دون مبرر أكثر ما ينفر القارئ، ويلهيه عليه الأفكار الرئيسية. وان كان لا بد من التفصيل فيفضل الاكثار من العناوين الفرعية لسهولة المرور على الصفحات والتوقف عند ما يجده القارئ مهما بالنسبة له.
الرسوم والأشكال البيانية تعطي بعدا توضيحيا مشوقا للنص المكتوب.
يفضل ان يوضع تحت الكلمات المهمة خطا لنسترعي به انتباه القارئ.
كلما كانت بدايات الكتابة ونهاياتها شائقة انعكس ذلك ايجابيا على القارئ.